Aunque los correos electrónicos tienen validez legal y han demostrado ser decisivos en la resolución de procesos judiciales, su desestimación por falta de autenticidad o por errores en la cadena de custodia no es infrecuente. Una simple captura de pantalla o un archivo PDF no bastan para la presentación de emails de acuerdo con la legislación vigente.
Para incorporar esta prueba electrónica al juicio, la gestión de evidencias digitales desempeña una función clave. De igual modo que existe la falsificación documental (de un correo postal, por ejemplo), los emails son susceptibles de sufrir alteraciones malintencionadas. Por esta razón, su admisibilidad depende de la obtención de informes, dictámenes y certificados periciales informáticos.
Pero ¿cómo aportar correos electrónicos en un procedimiento judicial? Generalmente, la única forma de evitar la impugnación de estas evidencias digitales es acreditarlas con ayuda de peritos informáticos y de conservar la cadena de custodia, como se explicará en las siguientes líneas.
Recomendaciones para la aportación efectiva de emails en procesos judiciales
La Ley de Enjuiciamiento Civil reconoce, en su artículo 299, «los nuevos instrumentos probatorios», que comprenden «los medios de reproducción de la palabra, el sonido y la imagen, así como los instrumentos que permiten archivar y conocer o reproducir palabras, datos, cifras y operaciones matemáticas llevadas a cabo con fines contables o de otra clase, relevantes para el proceso».
Respecto a la jurisprudencia sobre la validez de los correos electrónicos, la Sala de lo Social del Tribunal Supremo marcó un antes y un después al aceptarlos como prueba documental en una sentencia del año 2020 (STS 706/2020, 23 de Julio de 2020). En virtud de las manipulaciones a las que estas evidencias pueden ser sometidas, su autenticación es un paso de importancia vital en trámites procesales.
Certificación pericial del correo electrónico
Sin certificados ni otros medios probatorios, impugnar correos electrónicos en un juicio sería relativamente fácil para las contrapartes. Es aquí donde entra en escena la figura del perito informático forense.
La intervención de estos profesionales es necesaria para acreditar comunicaciones digitales de diversa índole, como las derivadas del mailing. Mientras que la aceptación de correos sin acreditar depende del juez y carece usualmente de garantías, los acreditados tienen validez legal y son admitidos de inmediato, sin necesidad de aportar documentos adicionales ante el tribunal (es lo que formalmente se denomina ‘prueba plena’).
Sobre el valor probatorio de emails y otras comunicaciones digitales, el artículo 326.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil señala lo siguiente: «Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya presentado podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto».
Conservación de la cadena de custodia
La validez de las comunicaciones por correo electrónico requiere el seguimiento de una cadena de custodia, capaz de garantizar la autenticidad e integridad de las pruebas presentadas. Una vez más, las sospechas de manipulación pueden ser instrumentadas por las contrapartes en un proceso judicial para impugnar o invalidar los emails presentados.
Por ende, el correo electrónico como prueba, en sí mismo, puede ser fácilmente desestimado si se carecen de medios probatorios, ni de una adecuada cadena de custodia.
Firmas digitales y otros medios probatorios
Alternativamente, otra forma de aportar correos electrónicos como prueba sin que puedan ser impugnados es el uso de firmas digitales. Con los emails firmados digitalmente, el emisor puede demostrar inequívocamente que es el verdadero remitente del mensaje, de manera que el destinatario tenga la seguridad de que no está siendo víctima de un engaño.
Cuando este tipo de correos electrónicos —fuere cual fuere la razón— cobran importancia en trámites procesales, el sistema de firma digital acredita la veracidad de las comunicaciones, no siendo necesaria la mediación de peritos forenses.
Además de la certificación pericial y la firma electrónica, existen otros medios probatorios que avalarían la autenticidad del correo electrónico y desestimaría cualquier intento de impugnación. Hablamos del interrogatorio de las partes litigantes, por ejemplo. Con todo, la peritación informática de correos electrónicos aparece como el recurso más eficaz y fiable para demostrar la validez de estas comunicaciones ante un juez o tribunal.
